Anleitung Videosprechstunde für Ärzte – einfach und datenschutzkonform

Videosprechstunden sind spätestens seit Beginn der Covid19-Pandemie ein vielbeachtetes Thema für alle Ärzte und Patienten. Doch viele Videosprechstunden sind nicht ausreichend intuitiv in der Bedienung und wenn man es wieder ein paar Wochen nicht gemacht hat, hat man eigentlich schon vergessen, wie es ging. Zusätzlich sollte man für die korrekte Abrechenbarkeit einige Punkte beachten und auch der Datenschutz darf nicht zu kurz kommen. Klingt kompliziert?

Ist es aber nicht. Wie einfach und intuitiv Videosprechstunde sein kann, zeigen wir auf dieser Seite. Dazu gehen wir auf folgende Punkte ein:

- Warum sollte ich eine Videosprechstunde anbieten?
- Hintergrundwissen zum Datenschutz der Videosprechstunde
- Wie kann ich als Arzt die Videosprechstunde abrechnen?
- Wie läuft eine Videosprechstunde datenschutzkonform ab?
- Anleitung: So geht Videosprechstunde einfach und datenschutzkonform
- Notfall-Videosprechstunde – die Videosprechstunde ohne Termin

Durch Videosprechstunden bieten Sie Ihren Patienten, egal wie mobil diese sind, eine moderne ärztliche Versorgung. Vor allem bei kurzen Gesprächen, Befundbesprechungen, wenn keine größere Untersuchung nötig ist oder ein Patient eine kurze Frage, z. B. zur Medikation hat, können Ärzte und Patienten hier wertvolle Zeit einsparen. Hierbei sollte man außerdem nicht nur an die Wartezeit im Wartezimmer denken, auch die Wegstrecken könnten bei vielen Konsultationen so vermieden werden. Komplizierte Befunde können mit Angehörigen zusammen besprochen werden, was die Gefahr der suboptimalen Informationsweitergabe minimiert. Erfahren Sie hier, wie Sie die Wartezeit in Ihrer Arztpraxis außerdem verkürzen können.

Durch eine geringere direkte Kontaktzahl kann das Ansteckungsrisiko reduziert werden. Egal ob wir gerade eine Covid19-Pandemie oder wieder eine Influenzawelle haben, viele immungeschwächte, vorerkrankte, alte oder sehr junge Patienten profitieren von einer verringerten Ansteckungsgefahr.

Außerdem wird durch Onlinesprechstunden bzw. Videosprechstunden das Arbeiten im Home-Office möglich – eine Art des Arbeitens, die Ärzten bis jetzt häufig verwehrt blieb. Durch die Videosprechstunde kann auch während einer Quarantäneverordnung weitergearbeitet und die Behandlung der Patienten sichergestellt werden. Die regelmäßige Durchführung einer Onlinesprechstunde kann also auch bei der Mitarbeitersuche auf dem Arbeitsmarkt den entscheidenden Vorteil gegenüber Konkurrenten bieten – denn dadurch kann effizient von zu Hause gearbeitet werden.

Um den Datenschutz (und damit auch die Abrechenbarkeit mit der GKV) zu wahren, müssen bei der Online- bzw. Videosprechstunde einige Punkte erfüllt sein. Dies führt dazu, dass z. B. Videosprechstunden über handelsübliche Messenger, egal ob WhatsApp, Telegram oder Signal, nicht abgerechnet werden können.

Neben der Nutzung einer End-to-End-Verschlüsselung müssen die Anbieter der Videosprechstunde nämlich von der Kassenärztlichen Vereinigung (KV) zertifiziert sein. Hier wird auf bestimmte Punkte geachtet, wie Serverstandort, IT-Sicherheit, Zugriffsrechte durch Mitarbeiter und was mit den Patientendaten geschieht. Durch die End-to-End-Verschlüsselung geht es hier weniger um echte Gesprächsdaten, die technisch bedingt nicht ausgelesen/ mitgeschnitten werden können, sondern eher um die sogenannten „Metadaten“, also allgemeine Infos zur Videosprechstunde mit dem Arzt (Name, Uhrzeit, IP-Adresse, …).

Bei vielen Anbietern läuft der Videostream, also das gefilmte Bild, gar nicht direkt über den Server des Anbieters. Hier wird stattdessen eine Peer-to-Peer Verbindung aufgebaut – dies ist eine direkte Verbindung von Ihrem Computer in der Praxis zum Endgerät Ihres Patienten. Dadurch werden nur die nötigsten Daten für eben diese direkte Arzt-Patienten-Verbindung gespeichert..

Meistens wird die Videosprechstunde in die Vergütungssystematik der Versicherten-, Grund- und Konsiliarpauschale integriert. (Mehr Infos bei der KBV)

So wird bei einem einfachen Gespräch die GOÄ-Ziffer 1 (10,72 €), bei einer intensiveren Beratung mit mehr als zehn Minuten Dauer die GOÄ-Ziffer 3 (20,10 €) vergütet. Außerdem können weitere Zusatzpauschalen für die Wahrnehmung des hausärztlichen Versorgungsauftrags abgerechnet werden (GOÄ 03040/ 04040).
Findet ein Patientenkontakt während eines Quartals ausschließlich über Video statt, wird ein fachgruppenspezifischer Abschlag auf die abgerechnete Ziffer vorgenommen (z. B. Hausärzte: 20 %). Eine Anschubfinanzierung greift beim Start mit der Videosprechstunde unter die Arme: Wenn Ihre Praxis mindestens 15 Videosprechstunden pro Quartal durchführt, werden für bis zu 50 Online-Sprechstunden zusätzlich jeweils 10 € gezahlt.
Ausstellen von Rezepten, Überweisungen, Befunden oder Anordnungen per Videosprechstunde durch MFA als Analogziffer A2: (3,15 €)

Telefonieren Sie noch oder Videotelefonieren Sie schon?

Der Patient kontaktiert sie z. B. telefonisch. Das Gespräch endet damit, dass in 3 Tagen erneut eine Besprechung über eine Videosprechstunde nötig ist. Sie würden Ihm jetzt gerne einen Termin erstellen, was sie allerdings nicht ohne weiteres dürfen:

Vor der Übermittlung des Namens an einen Videosprechstundenanbieter muss die Datenschutzerklärung akzeptiert worden sein.
Also schicken Sie dem Patienten zunächst die Datenschutzerklärung zu, er lädt diese herunter, druckt sie aus, unterschreibt diese, scannt sie ein und - schickt sie zurück. Jetzt erstellen Sie dem Patienten den Termin, indem Sie Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse und Termindauer bei Ihrem Videosprechstundenanbieter eingeben, woraufhin er eine E-Mail mit einem Start-Link zugeschickt bekommt.

Wenn das bis dahin alles geklappt hat und Sie dann am Tag des Termins den Patienten, der ja nicht im Wartezimmer sitzt, diesen nicht übersehen hätten, hätte möglicherweise ein datenschutzkonformer, abrechenbarer Arzt-Patienten-Kontakt zustande kommen können. Geht das nicht einfacher, intuitiver und weniger fehleranfällig?

Sie klicken auf das Kamerasymbol in wartenmitadana und dann auf „Termin erstellen“. Nach Eingabe von Datum und Uhrzeit des gewünschten Termins schicken Sie den anschließend angezeigten Text per z. B. E-Mail an den Patienten.

Dieser öffnet den darin angegebenen Link, akzeptiert die Datenschutzerklärungen und gibt seine Patientendaten selbst ein.

Am Tag des Termins wird der Patient 15-30 Minuten vor Terminbeginn automatisch in Ihrer wartenmitadana-Warteliste platziert. Sobald er in Ihren Raum aufgerufen wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Computer und können die Videosprechstunde mit einem Mausklick starten.

Eine terminlose Videosprechstunde ist eine Art „Online-Akutsprechstunde“.
Über einen Link auf Ihrer eigenen Website können Patienten die Notfall-Videosprechstunde völlig selbstständig betreten, die Datenschutzerklärung akzeptieren und sich in ihr wartenmitadana-Wartezimmer setzen.

Auch hier gilt auch wieder: Sobald der Patient in Ihren Raum aufgerufen wird, erhalten Sie eine Benachrichtigung auf dem Computer und Sie können die Videosprechstunde mit einem Mausklick starten.

Sie können mit nur einem Klick den Zugang zur Notfall-Videosprechstunde ein- oder ausschalten oder die maximale gleichzeitig zugelassene Patientenanzahl (ohne Termin) einstellen, um einen Überlauf Ihrer Praxis zu vermeiden.